Должностные обязанности ответственного секретаря

Содержание
  1. Должностная инструкция ответственного секретаря приемной комиссии
  2. 1. Общие положения
  3. 2. Должностные обязанности
  4. 3. Права
  5. 4. Ответственность
  6. Должностная инструкция секретаря
  7. Для чего нужна должностная инструкция
  8. Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря
  9. Составление должностной инструкции секретаря
  10. Должностные обязанности секретаря
  11. Должностная инструкция секретаря руководителя
  12. Скачать
  13. Образец должностной инструкции секретаря
  14. 1. Общие положения
  15. 2. Должностные обязанности секретаря
  16. 3. Права секретаря
  17. 4. Ответственность
  18. 5. Прочее
  19. Должностные обязанности секретаря – помощника руководителя, делопроизводителя
  20. Особенности профессии секретаря и требования к работнику
  21. Должностные обязанности секретаря руководителя
  22. Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя
  23. Должностная инструкция секретаря – образец 2020 года и как ее составить, права и обязанности
  24. Как составить: общие положения
  25. Должностные обязанности: на что имеет право секретарь и его ответственность
  26. Образцы должностной инструкции секретаря
  27. Секретаря руководителя (по профстандарту)
  28. Секретаря-делопроизводителя
  29. Секретаря-референта
  30. Офис-менеджера с функциями секретаря
  31. Учебной части
  32. Секретаря-машинистки
  33. Судебного заседания
  34. Пресс-секретаря
  35. Ученого
  36. Ответственного секретаря газеты
  37. Приемной
  38. Секретаря-администратора
  39. Корпоративного секретаря акционерного общества
  40. Комиссии по делам несовершеннолетних
  41. ДОУ
  42. Деканата

Должностная инструкция ответственного секретаря приемной комиссии

Должностные обязанности ответственного секретаря

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия]Утверждаю[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждатьдолжностную инструкцию][число, месяц, год]М. П.

Должностная инструкция ответственного секретаря приемной комиссии [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. Ответственный секретарь приемной комиссии относится к категории специалистов, назначается на должность и увольняется с нее приказом [наименование должности руководителя].

1.2. Ответственный секретарь приемной комиссии непосредственно подчиняется председателю приемной комиссии.

1.3. На должность ответственного секретаря приемной комиссии принимается лицо, имеющее [вписать нужное] образование без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Ответственный секретарь приемной комиссии должен знать:

– Конституцию Российской Федерации;

– законы, постановления, положения, приказы и другие нормативные акты по вопросам, касающимся его деятельности;

– Устав образовательной организации, Положение о приемной комиссии;

– организационную структуру образовательной организации;

– перечень основных специальностей, порядок и условия поступления;

– особенности делопроизводства приемной комиссии, формы и бланки документов, обеспечивающих работу приемной комиссии;

– систему ведения электронного документооборота;

– систему и формы отчетности по работе приемной комиссии;

– методы и средства получения, обработки и передачи информации;

– правила пользования компьютерной техникой;

– этические нормы и правила, морально-этические стандарты делового поведения;

– основы трудового законодательства;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– правила по охране труда и пожарной безопасности.

1.5. В период временного отсутствия ответственного секретаря приемной комиссии его обязанности возлагаются на [вписать нужное], который несет полную ответственность за их качественное и своевременное исполнение.

2. Должностные обязанности

Ответственный секретарь приемной комиссии:

2.1. Организует работу и делопроизводство приемной комиссии.

2.2. Ведет личный прием и консультирование абитуриентов, их родителей (законных представителей), доверенных лиц по вопросам поступления в образовательную организацию.

2.3. Обеспечивает прием, учет, регистрацию и необходимую обработку документов абитуриентов, формирует личные дела для последующей передачи в учебную часть.

2.4. Принимает входящие звонки, обрабатывает внешнюю корреспонденцию.

2.5. Принимает участие в организации мероприятий, связанных с проведением вступительных испытаний для абитуриентов.

2.6. Принимает участие в проведении дней открытых дверей в образовательной организации и других рекламно-агитационных мероприятий.

2.7. Подготавливает нормативные документы, проекты приказов, касающиеся работы приемной комиссии.

2.8. Организует подготовку справочно-информационных материалов, проспектов по вопросам обучения в образовательной организации.

2.9. Оформляет информационный стенд приемной комиссии.

2.10. Ведет электронную базу данных.

2.11. Готовит материалы к заседаниям приемной комиссии.

2.12. Ведет протоколы заседаний приемной комиссии.

2.13. Подготавливает установленную отчетность по работе приемной комиссии.

2.14. Организует оформление и обеспечение необходимым оборудованием и расходными материалами аудиторий и иных помещений для работы приемной комиссии.

2.15. [Указать иные должностные обязанности].

3. Права

Ответственный секретарь приемной комиссии имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.2. Вносить предложения вышестоящему руководству по совершенствованию методов выполняемой им работы.

3.3. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.5. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам и т. д.

3.6. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя документы, материалы, инструменты и т. п., необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.7. Подписывать и визировать документы в пределах своих полномочий.

3.8. На оплату дополнительных расходов на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию в случаях повреждения здоровья вследствие несчастного случая на производстве и получения профессионального заболевания.

3.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.10. [Указать иные права, предусмотренные трудовым законодательством].

4. Ответственность

Ответственный секретарь приемной комиссии несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

4.2. За причинение материального ущерба работодателю – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа]

Руководитель кадровой службы

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Согласовано:

[должность] [инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Источник: http://prom-nadzor.ru/content/dolzhnostnaya-instrukciya-otvetstvennogo-sekretarya-priemnoy-komissii

Должностная инструкция секретаря

Должностные обязанности ответственного секретаря

26.09.2019

Каждое предприятие ведёт свою деятельность на основании локальных нормативных актов, которые составляются в соответствии с нормами действующего законодательства. А так как каждая фирма – это отдельный организм, то и работать он должен слаженно.

Одним из важных документов, на котором основывается деятельность специалистов предприятия, является должностная инструкция. Это документ, в котором прописаны функциональные обязанности работника того или иного направления, специальности. Она необходима для тщательного ознакомления работников не только со своими обязанностями, но и правами, полномочиями и функциями.

Должностная инструкция – это локальный документ, в котором указываются права и обязанности каждого сотрудника в зависимости от занимаемой должности и выполняемой трудовой функции.
Этот документ разрабатывается специалистами отдела кадров совместно с юристами. Утверждает инструкцию работодатель или наёмный руководитель, если он имеет такие полномочия.

Работодатель обязан ознакомить соискателя с должностной инструкцией до подписания трудового договора. Если этого не будет сделано, то привлечь работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих должностных обязанностей работодатель не сможет.

В документе обязательно должны быть подробно расписаны должностные обязанности секретаря в зависимости от специфики работы. Чем подробнее указаны эти обязанности, тем легче будет решать досудебные и судебные конфликты между работником и работодателем.

Для чего нужна должностная инструкция

При составлении данного документа, ответственное лицо должно опираться на нормы действующего федерального, регионального и локального уровней. Руководитель предприятия, как лицо ответственное за правильное ведение документооборота, должен проверить это соответствие. Кроме того, кадровый начальник также должен знать о соответствии инструкции действующему законодательству.

Составляет она либо для группы идентичных должностей, либо за конкретной индивидуальной должности. Работник должен быть ознакомлен с документом под роспись. Сделать это нужно при приёме на работу. Если она будет составлена не верно, то у работника и руководителя непременно возникнут разногласия и конфликтные ситуации относительно разделения труда и выполняемых работником функций.

При верном составлении должностных инструкций, руководство должно преследовать конкретные цели и решать следующие задачи:

  • правильно разделить рабочие обязанности между сотрудниками похожих должностей. Необходимо чётко скоординировать их действия для достижения максимально полезного результата;
  • улучшение психологического климата в коллективе, улучшение обстановки. Необходимо максимально снизить процент вероятности возникновения конфликтов;
  • чётко разграничить права и обязанности специалистов одного уровня, дать конкретику по их полномочиям, чётко определить ответственность каждого. При необходимости, можно отдельно сделать акцент на дисциплинарные взыскания, которые могут быть применены к специалисту в виде ответственности за пренебрежение своими обязанностями;
  • осуществить психологическую и должностную разгрузку сотрудников, которые вынуждены совмещать несколько должностей. Мало их просто разгрузить, эту нагрузку необходимо правильно и равномерно распределить;
  • наладить систему психологического и финансового стимулирования и мотивации;
  • правильно распределить обязанности между управленцами.

С помощью должностной инструкции руководство предприятия реализует все аспекты взаимодействия аппарата управления и персонала. Но не всегда удаётся достичь максимально возможного результата. Поэтому нужно правильно выбрать и назначить человека, который будет ответственен за составление должностных инструкций.

В зависимости от масштабов фирмы и численности наёмного персонала, то типовая инструкция составляется для группы идентичных должностей. При необходимости, можно внести коррективы для конкретной должности. Если же фирма небольшая, насчитывает всего 25-50 человек, то документ составляет для каждой должности отдельно. Ответственным является сотрудник отдела кадров.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Для такой должности, как секретарь (она может быть многоуровневая, начиная от секретаря начальника структурного подразделения, до секретаря руководителя холдинга или концерна), не существует разработанной унифицированной формы должностной инструкции. Поэтому у каждого предприятия есть право выбора по составлению документа.

При составлении документа ответственный сотрудник должен помнить, что необходимо учитывать специфику деятельности конкретного предприятия. На фирмах разной направленности, секретари могут выполнять различные функции и обязанности. Это нужно учесть при составлении.

Можно опираться на общепризнанный шаблон. В каждой должностной инструкции должны быть следующие положения:

  • «общие». Здесь прописываются общие сведения о должности секретаря в данной организации, какие требования к нему применяются (например, наличие или отсутствие образования «узкой» направленности или достаточно пройти обучение на соответствующих курсах), перечень нормативных актов, которые должен знать работник данной должности, какие компьютерными программами он должен уметь пользоваться и прочее;
  • «должностные обязанности». Здесь необходимо чётко и конкретно прописать, что входит в обязанности данного работника. Например, должен он покупать билету своему начальнику, если тот уезжает в служебную поездку или не должен;
  • «права». Какие есть прав у человека на данной должности. Например, имеет ли он право представлять интересы своей организации в государственных и коммерческих структурах в рамках своих полномочий;
  • «ответственность». Необходимо чётко отразить моменты, когда секретаря можно привлечь к ответственности за конкретное нарушение. Например, что ему грозит, если он нарушит субординацию.

При необходимости, в должностную инструкцию секретаря можно внести дополнительные разделы:

  • «условия работы». Здесь можно сделать отсылку на правила внутреннего распорядка для определения режима работы секретаря. Если будет возникать необходимость сопровождения руководителя в служебных поездках, этот нюанс также можно отразить здесь;
  • «право подписи». Секретарь может подписывать документы в рамках своих полномочий.

Должностная инструкция, составленная ответственным сотрудником отдела кадров, должна пройти процедуру согласования с начальником кадровой службы. Кроме того, сам секретарь должен быть ознакомлен с ней под роспись.

Составление должностной инструкции секретаря

Документ составляется в единственном экземпляре. Его подписывает сам секретарь после того, как внимательно прочтёт и изучит. Если на предприятии по штату предусмотрено несколько секретарей, то можно распечатать несколько экземпляров, внеся соответствующие правки для каждого в отдельности, в зависимости от должности руководителя, к которому «прикрепляется» секретарь.

Если самому секретарю необходим для личного пользования дополнительный экземпляр, он может снять копию с уже подписанной им должностной инструкции. Это не запрещено!

Чтобы правильно составить документ, необходимо соблюсти некоторые правила. В частности, в правом верхнем углу должна быть оформлена «шапка». Это место для утверждения инструкции руководителем всего предприятия. Тут необходимо заполнить несколько строк:

  • обязательно должно быть слово «утверждаю»;
  • далее указывается должность руководителя. Например, «генеральный директор» или «директор»;
  • название фирмы в сокращённом варианте;
  • ФИО руководителя;
  • календарная дата для утверждения;
  • подпись руководителя.

Потом в середине листа необходимо указать название документа. Это «должностная инструкция секретаря». Только после этого прописываются все основные моменты.

Выше упоминались разделы, из которых должна состоять инструкция секретаря. Они прописываются в соответствии с регламентом выполняемых обязанностей. Например, функциональные обязанности секретаря руководителя департамента могут быть несколько «уже» нежели обязанности помощника руководителя всего предприятия.

После того как инструкция будет составлена, её необходимо согласовать с работником, который является ответственным за секретариат. Это может быть руководитель соответствующего структурного подразделения. Если такого человека в штате нет, то с руководителем кадровой службы или иным работником, в чьи обязанности входит такое согласование.

Отметка о согласовании ставится в конце документа. Необходимо заполнить несколько строчек:

  • обязательно указать слово «согласовано»;
  • должность ответственность человека;
  • название фирмы в сокращённом варианте;
  • ФИО этого сотрудника;
  • календарная дата для утверждения;
  • подпись того, кто согласовал инструкцию.

После нужно дать документ на ознакомление самому секретарю. Также нужно заполнить несколько строчек:

  • обязательно указание фразы «с инструкцией ознакомлен»;
  • должность секретаря так, как она указана в штатном расписании;
  • название фирмы в сокращённом варианте;
  • ФИО этого сотрудника;
  • паспортные данные. При необходимости можно снять копию с той страницы паспорта, где указаны личные данные секретаря. Копию приложить к инструкции как подтверждение указанных данных;
  • календарная дата для утверждения;
  • подпись сотрудника, которая подтверждает, что он действительно ознакомился со своей должностной инструкцией.

Не стоит «подмахивать» документ, не прочитав его внимательно. Тщательное ознакомление является гарантом того, что он будет верно исполнять свои обязанности, не будет делать работу за других работников. Если секретарь отступит от своих функциональных обязанностей или не будет выполнять их, его привлекут к ответственности.

Наоборот, если его будут привлекать к ответственности за мнимое неисполнение, он всегда может сослаться на инструкцию и оспорить приказ руководства о назначении дисциплинарного взыскания. Также это поможет при оформлении жалобы в инспекцию по труду или при подаче иска в суд. Поэтому нужно быть внимательным!

Должностные обязанности секретаря

Секретарь нужен любой организации. Поэтому и должностная инструкция такого сотрудника пригодится каждой компании. Секретарь может быть как у руководителя предприятия, так и у начальника структурного подразделения. От этого зависят должностные обязанности секретаря.

В должностные обязанности секретаря входит:

  • приёмка и сортировка корреспонденции, поступающей для начальника;
  • ведение делопроизводства в рамках деятельности отдела или структурного подразделения;
  • приёмка личных заявлений от сотрудников для подписи начальника;
  • подготовка документов и материалов, которые необходимы начальнику для работы;
  • работа с компьютерной, копировальной и другой оргтехникой;
  • ведение контрольной и регистрационной картотеки;
  • печать документов, которые необходимы начальнику для работы;
  • выполнение работы по подготовке различных совещаний, заседаний и прочих встреч;
  • подготовка и печать необходимых для таких встреч документов;
  • организация приёма посетителей;
  • ведение реестра входящих и исходящих документов;
  • вежливое общение по телефону;
  • другие обязанности, которые зависят от специфики деятельности отдела или структурного подразделения.

Должностная инструкция секретаря руководителя

У секретаря руководителя также есть должностная инструкция. В должностные обязанности секретаря руководителя входит:

  • осуществлять работу по организации технического обеспечения деятельности руководителя;
  • принимать и сортировать всю корреспонденцию, которая поступает на имя руководителя;
  • если есть такая необходимость, то рассортировывать всю корреспонденцию по структурным подразделениям и организовывать доставку этой корреспонденции в соответствующие структурные подразделения;
  • организация телефонных переговоров руководителя;
  • приём и запись поступающей информации во время отсутствия руководителя;
  • работа с оргтехникой;
  • организация собраний, совещаний и заседаний;
  • подготовка и печать необходимых материалов для встреч;
  • выполнение отдельных поручений руководителя.

Скачать

Скачать образец должностной инструкции секретаря в формате .doc вы можете
по этой ссылке

Источник: https://trudinspection.ru/alone-article/%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D1%8B%D0%B5-%D0%BE%D1%82%D0%BD%D0%BE%D1%88%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F/%D0%B4%D0%BE%D0%BB%D0%B6%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%BD%D0%B0%D1%8F-%D0%B8%D0%BD%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F-%D1%81%D0%B5%D0%BA%D1%80%D0%B5%D1%82%D0%B0%D1%80%D1%8F/

Образец должностной инструкции секретаря

Должностные обязанности ответственного секретаря

Утверждаю ………………………………………… …………………………………………….

(наименование организации)

…………………………………………….

(должность)  

…………….………………………………

(ф.и.о.)   

«…..» …………………. 20….. г.

м.п.  

……………………………………………………………………………..
(наименование, предприятия, организации)

1. Общие положения

 1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

 .2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

 1.3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению

……………………………………………….……………………………………………………..

 1.4. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю

………………………………………………………………………………………………………
(предприятия, структурного подразделения)

 1.5.

Секретарь должен знать:- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;- положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;- устав предприятия;- схемы документооборота;- сроки и порядок сдачи дел в архив;- системы организации контроля исполнения документов;- методы оформления и обработки документов;- машинопись;- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;- основы этики и эстетики;- правила делового общения;- оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;- основы законодательства о труде;- правила внутреннего трудового распорядка;- правила и нормы охраны труда.

– основы организации труда.

 1.6. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря

 Секретарь:- осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя;- принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение руководителя, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;- ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением организационной техники, предназначенной для сбора, обработки, хранения и представления информации при подготовке и принятии решений;- принимает документы и личные заявления на подпись руководителя;- подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись;- проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;- передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную по каналам связи информацию и доводит до его сведения ее содержание;- по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;- выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;- осуществляет контроль над исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;- ведет контрольно-регистрационную картотеку;- обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;- печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, вводит текущую информацию в банк данных;- организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

– выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

3. Права секретаря

 Секретарь имеет право:- знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;- вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением своих обязанностей;- запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;- требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

 Секретарь несет ответственность:- за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством РФ, уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами;- за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;- за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;

– за причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации предприятия – в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5. Прочее

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов регулирующих трудовые правоотношения в РФ.

Согласовано:

Начальник юридического отдела

……………….…………… / ……….… «……» ………………………20 …. г.
  (ф.и.о. / подпись)

с должностной инструкцией ознакомлен

……………….…………… / ……….… «……» ………………………20 …. г.
  (ф.и.о. / подпись)

__________________

  • Скачать образец должностной инструкции секретаря

Источник: https://alfa-form.ru/index.php/dolzhn-instruktsia/specialisty/124-obrazets-dolzhnostnoj-instruktsii-sekretarya/

Должностные обязанности секретаря – помощника руководителя, делопроизводителя

Должностные обязанности ответственного секретаря

— Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностные обязанности секретаря

Секретари – сотрудники, без участия, знаний и навыков которых сложно обеспечивать слаженную работу хозяйствующего субъекта. Спектр должностных обязанностей секретаря достаточно большой. С ними стоит ознакомиться, чтобы иметь представление о значении данной профессии в современной действительности.

Особенности профессии секретаря и требования к работнику

Даная работа не только требует от лица организованности, коммуникабельности и собранности, но и может обещать ему отличные перспективы карьерного роста. Например, в будущем он может рассчитывать на должность офис-менеджера сотрудника отдела и т.д.

Основные требования, предъявленные к этому специалисту, следующие:

  1. Среднее, высшее образование;
  2. Стаж работы;
  3. Владение ПК и умение работать с оргтехникой;
  4. Знание основ делопроизводства;
  5. Знание иностранного языка (зачастую, английского).

Также многие работодатели делают акцент на личностные качества человека (доброжелательность, отзывчивость, пунктуальность), его отношение к мельчайшим деталям, возможность справляться с широким кругом обязанностей и поручений, приятную внешность.

Заработная плата специалиста варьируются от 15000 рублей и до 40000 рублей. Это зависит от объема работы и финансового положения самой организации.

Существует несколько основных специализаций секретаря:

  • Помощник руководителя;
  • Делопроизводитель.

Должностные обязанности секретаря руководителя

Назначение и увольнение данного сотрудника может происходить только по распоряжению управленца, в чьем подчинении он находится. Также в распоряжении оговаривается должностное лицо, которому делегируются обязанности секретаря руководителя во время его отсутствия на работе.

В своей деятельности данный сотрудник руководствуется:

  • нормативно-правовыми актами федерального и регионального уровней;
  • Уставом и локальными правилами внутреннего распорядка;
  • положениями должностной инструкции.

В должностные обязанности секретаря руководителя входит:

  • обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя (систематизация и структуризация всех необходимых для этого материалов);
  • обеспечение руководителя всем необходимым для работы — исправной организационной техникой, канцелярскими принадлежностями;
  • подготовка совещаний и заседаний, проводимых руководителем;
  • организация командировки руководителя (заказ билетов и бронирование гостиницы);
  • составление запросов и писем по поручению начальства;
  • организация приема посетителей (при необходимости — встреча и размещение гостей);
  • ответ на поступающие звонки, фиксирование поступивших сведений и их передача управленцу;
  • прием заявлений и их передача на подпись руководителю;
  • передача информации от руководства конечным пользователям (конкретным исполнителям, партнерам, клиентам);
  • контроль сроков и качества исполнения сотрудниками предприятия приказов и распоряжений руководства;
  • выполнение копировально-множительных работ любой сложности и объема;
  • поддержание оперативной связи с другими компаниями (как государственными, так и коммерческими), отдельными лицами по вопросам, касающимся непосредственной деятельности предприятия.
  • выдача необходимых справок о стаже работников, а также об их заработной плате.

Секретарь также должен выполнять отдельные поручения служебного характера своего непосредственного руководителя.

Кроме обязанностей, у данного специалиста есть и права. Он может:

  • получать информацию любого характера (даже конфиденциальную, имеющую соответствующий гриф) в том объеме, который потребуется для решения поставленных задач;
  • предлагать руководству идеи по совершенствованию своей работы, повышению производительности труда;
  • запрашивать у других специалистов или целых отделов документы и информацию, которая потребуется для выполнения его обязанностей;
  • требовать создания оптимальных условий для эффективной работы;
  • требовать от исполнителей оперативного исправления выявленных ошибок в представленных документах;
  • принимать решения в пределах своей компетенции.

Секретарь руководителя ответственен за:

  • нарушения правил внутреннего трудового распорядка и правил техники безопасности;
  • несоблюдение приказов, распоряжений и иных локальных актов;
  • невыполнение обязанностей, прописанных в должностной инструкции;
  • оформление документов, которые предоставляются на подпись руководителю;
  • разглашение вверенной ему информации.

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель находится на ступень ниже, чем референт. Но от этого круг его обязанностей не меньше.

Так, в должностные обязанности секретаря-делопроизводителя входит:

  • прием входящих звонков;
  • ведение документооборота компании;
  • формирование исполнительных документов в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной организацией;
  • экспертиза ценности документов и их сортировка;
  • хранение ценных бумаг;
  • ведение архива документов, их своевременное списание, а также утилизация.

Многие обязанности, которые вменены делопроизводителю, может выполнять и секретарь руководителя, но стоит уточнить, что его функционал заметно шире. Это связано, в первую очередь, с необходимостью обеспечения управленческой деятельности начальства.

У делопроизводителя, как и у любого другого специалиста, имеется ряд прав, в частности:

  • право на получение доступа к необходимой для его деятельности информации;
  • право заверять собственной подписью некоторые документы;
  • право на ознакомление с документами, а также решениями, которые принимает руководство, в отношении круга своих должностных обязанностей;
  • право на отстаивание своих интересов.

Для трудоустройства на должность секретаря необходимо грамотно составить резюме. В нем важно указать все свои основные профессиональные преимущества, личностные качества и, конечно, профильный опыт работы. Можно также скачать в интернете подходящее резюме, заполнить его и отправить потенциальному работодателю на рассмотрение.

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-sekretarya.html

Должностная инструкция секретаря – образец 2020 года и как ее составить, права и обязанности

Должностные обязанности ответственного секретаря
Время чтения: 5 минут(ы)

Работа секретаря отличается многозадачностью и необходимостью успеть все и сразу, ведь в противном случае вся работа фирмы может пойти наперекосяк.

В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию секретаря, а также представим несколько готовых вариантов данного документа.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции прописывается:

  • к какой категории сотрудник принадлежит;
  • кому он подчиняется;
  • кем назначается и освобождается от должности;
  • кому переходят функциональные обязанности сотрудника в момент его отсутствия на рабочем месте.

Секретарь относится к категории технических исполнителей, подчиняется непосредственно руководителю подразделения/компании, а назначается и снимается с должности только приказом генерального директора.

Как правило, на данную должность назначаются лица с образованием не ниже специального и опытом работы на аналогичной должности от одного года, однако порой в небольшие фирмы принимают людей без какого-либо опыта вовсе. В то же время в крупных организациях условия трудоустройства могут быть более жесткими.

Для успешного выполнения порученных задач секретарю необходимо знание:

  • организационной структуры;
  • норм делового общения;
  • организации делопроизводства;
  • основ гражданского и трудового законодательства;
  • правил эксплуатации вычислительной и организационной техники;
  • прикладных программ;
  • машинописи;
  • правил охраны труды, противопожарной защиты и техники безопасности.

Руководствоваться в своей деятельности секретарь должен:

  • действующим законодательством;
  • уставом предприятия;
  • руководящей документацией предприятия;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • собственной должностной инструкцией.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь и его ответственность

Отдельным параграфом прописываются должностные обязанности секретаря, в том числе:

  • прием посетителей;
  • прием и передача на подпись руководителя документов и личных заявлений;
  • получение корреспонденции, поступающей в адрес руководителя на рассмотрение, и ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения или конкретным лицам;
  • проведение коммуникаций с помощью средств связи, регистрация и передача служебной информации руководителю;
  • осуществление деятельности по техническому и организационному обеспечению работы руководителя;
  • составление запросов, писем и других документов по поручению руководителя;
  • подготовка заседаний и совещаний, устраиваемых руководителем, а также ведение и оформление протоколов;
  • организация командировок руководителя: приобретение билетов, аренда транспорта и помещения;
  • контроль выполнения сотрудниками предприятия распоряжений и приказов руководства;
  • формирование дел, обеспечение сохранности документов и передача их в архив в определенные сроки;
  • выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Помимо обязанностей секретарь имеет и права, в том числе на:

  • принятие самостоятельных решений в рамках собственной компетенции;
  • отказ от выполнения полномочий в случае возникновения опасности для здоровья или жизни;
  • предъявление руководству требований о создании нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов и материальных ценностей;
  • получение служебной информации в полном объеме для исполнения собственных полномочий;
  • направление в адрес руководства рационализаторских предложений по улучшению деятельности предприятия и собственной работы;
  • информирование руководителя о выявленных в деятельности организации недостатках и выдвижение предложений по их устранению;
  • получение от работников структурных подразделений необходимых материалов и пояснений причин нарушения качества и сроков выполнения заданий, поручений руководителя.

В следующей главе следует прописать зону ответственности сотрудника. Секретарь, как правило, отвечает за:

  • несанкционированное представление интересов организации;
  • результаты самостоятельно принятых решений и совершенных действий;
  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
  • нарушение требований руководящей документации предприятия;
  • неправомерное обращение с личными сведениями и передачу конфиденциальных данных;
  • причинение вреда организации, ее персоналу, контрагентам и государству;
  • нарушение правил трудового распорядка, требований трудовой дисциплины, противопожарной защиты и норм техники безопасности;
  • нарушение норм делового общения.

При составлении должностной инструкции крайне важно понимать, что менять ее текст в соответствии со спецификой работы можно как угодно, главное при этом – чтобы документ не противоречил действующему законодательству и заключенному между сторонами трудовому договору, а сотрудник был ознакомлен со всеми внесенными в него корректировками.

Образцы должностной инструкции секретаря

В зависимости от места и особенностей работы трудовые функции секретаря могут иметь определенные нюансы, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов документов, предназначенных для использованиях в различных организациях.

Секретаря руководителя (по профстандарту)

Скачать образец типовой инструкции секретаря руководителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/1z0a3wxi3TowbW

Секретаря-делопроизводителя

По следующей ссылке мы разместили документ, подходящий для секретаря с функциями делопроизводителя: https://yadi.sk/i/CsoTnmdn3Towm8

Секретаря-референта

Функциональные обязанности секретаря-референта несколько отличаются от стандартных: https://yadi.sk/d/HkLeZDDk3Towqt

Офис-менеджера с функциями секретаря

Чтобы найти образец инструкции для данного сотрудника, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/f0eXKy2b3Towyi

Учебной части

В зависимости от учреждения должностная инструкция секретаря учебной части может быть следующей:

  • школы (по новому закону об образовании): https://yadi.sk/i/D5wISs2Y3ToxA2
  • колледжа: https://yadi.sk/i/wTooxnf53ToxdB
  • техникума: https://yadi.sk/d/IkyRbl0Z3ToxVx

Секретаря-машинистки

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/i/DWMKYFdi3Toxk6

Судебного заседания

С инструкцией секретаря районного суда вы можете ознакомиться по следующему адресу: https://yadi.sk/i/lyTkislj3ToyCa

Здесь размещен документ, подходящий для секретаря мирового судьи: https://yadi.sk/i/jY00M73g3ToyMt

Пресс-секретаря

Скачать образец инструкции пресс-секретаря вы можете здесь: https://yadi.sk/i/J4nElPMU3ToyZ3

Ученого

По следующей ссылке мы разместили документ для ученого секретаря совета: https://yadi.sk/d/oDtIaJqf3Tp2jq

Ответственного секретаря газеты

Трудовые функции ответственного секретаря газеты выглядят так: https://yadi.sk/i/9fxgAyws3Tp2zZ

Приемной

Чтобы найти бланк документа для секретаря приемной, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/7RXepLQl3Tp3Me

Секретаря-администратора

По следующей ссылке находится инструкция секретаря с функциями администратора: https://yadi.sk/d/k93AVPJP3Tp3W7

Корпоративного секретаря акционерного общества

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/d/YNcunY4p3Tp3nN

Комиссии по делам несовершеннолетних

Секретарь комиссии по делам несовершеннолетних должен работать по инструкции такого плана: https://yadi.sk/i/w4PdYv7x3Tp3yV

ДОУ

В детских образовательных учреждениях используются инструкции следующего образца: https://yadi.sk/i/bSOYXr3G3Tp46s

Деканата

Должностная инструкция секретаря деканата: https://yadi.sk/d/a0C0pjmr3Tp4uB

Таким образом, подходить к составлению должностной инструкции необходимо со всей ответственностью, в противном случае результат работы секретаря может не оправдать ожиданий его руководителя.

Вам помогла эта статья? Будем благодарны за оценку:

Источник: https://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/sekretarya.html

Журнал юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: